“Der Bürgerservice der Stadt Isselburg ist die am stärksten besuchte Anlaufstelle für Bürger und Bürgerinnen”, teilt Ordnungamstsleiter Frank Schaffeld in einer Pressemitteilung mit. Darin heißt es, dass für die Erledigung von An- oder Ummeldung, Personalausweis oder Reisepass, Fischereischein, Kfz-Abmeldung, Führerscheinumtausch, Gewerbean-, ab und – ummeldung und vieles mehr ein persönlicher Besuch des Bürgerservice erforderlich ist. Bisher ist es so, dass die Bürger und Bürgerinnen den Besuch des Bürgerservice ohne weitere Absprache während der bekannten Öffnungszeiten vornehmen konnten. Dies führt Schaffeld zufolge jedoch immer wieder dazu, dass mehrere Kunden gleichzeitig ihr Anliegen vortragen möchten, wodurch relativ lange Wartezeiten entstehen können. Hinzu kommen dann immer wieder auch noch Störungen in den jeweiligen Kundengesprächen durch telefonische Anfragen, in denen andere Kunden sich über Öffnungszeiten, mögliche Termine und mitzubringende Unterlagen erkundigen möchten. Diese Erfahrungen wurden durch die immer wieder wechselnden Einschränkungen im Zuge der Corona-Pandemie noch verstärkt, so dass sich die Stadt Isselburg nach einer Lösung dafür umgeschaut hat, wie sich sowohl Wartezeiten verkürzen lassen als auch der jeweilige Publikumsandrang für die Verwaltungsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen besser einschätzen lässt.
“Hierbei konnten wir dankenswerterweise auch auf die Erfahrungen anderer Kommunen zurückgreifen und haben uns für die Nutzung eines Onlinesystems entschieden, über das nun vorab Termine im Bürgerservice reserviert werden könnnen”, schreibt der Ordnungsamtsleiter. Über die Terminreservierung können bereits im Vorfeld die betreffenden Anliegen angegeben werden. Dazu erhalten die Kunden direkt auch die Information, welche Unterlagen oder Angaben bei dem Besuch im Bürgerservice benötigt werden und ob und gegebenenfalls in welcher Höhe eine Gebühr zu entrichten ist. Über die Terminreservierung erhalten die Kunden eine E-Mail mit einer Reservierungsnummer und einen QR-Code. Über die Reservierungsnummer oder den QR-Code kann der Termin von den Kunden gegebenenfalls auch wieder storniert werden, falls dies nötig ist. Sollte ein gebuchter Termin – aus welchem Grund auch immer – von der Verwaltung, wird der Kunde per E-Mail informiert.
Bei der tatsächlichen Vorsprache beim Bürgerservice wird dann im Eingangsbereich der Verwaltungsstelle an der Hüttenstraße der QR-Code eingescannt, sodass das System registriert, dass der Kunde da ist und damit im Wartebereich angezeigt werden kann, wann der Kunde zu welchem Schalter eintreten kann. Was machen nun aber Bürger*innen, die entweder nicht die Möglichkeit oder nicht die Affinität für den Zugriff auf das Onlinesystem haben? Diese Kunden können immer noch direkt zum Bürgerservice kommen. Allerdings müssen sich auch diese Rathausbesucher im Eingangsbereich des Bürgerservice kurz mit ihrem Anliegen anmelden, wodurch sie vom System mit in die jeweilige Terminvergabe einbezogen werden. Natürlich ist es so, dass das System Online-Terminreservierungen bevorzugt berücksichtigt. Allerdings werden Direktvorsprachen vor Ort nach einer gewissen Zeit dazwischen genommen. Besucher, die direkt vorsprechen, müssen also mit einer längeren Wartezeit rechnen, während Kunden mit einem Onlinetermin möglichst termingerecht ihr jeweiliges Anliegen vortragen können. Um die Besuche der Kunden beim Bürgerservice in deren Sinne bestmöglich anbieten und planen zu können, ist es sinnvoll, wenn die Möglichkeit zur vorherigen Online-Terminbuchung möglichst intensiv von den Bürgern und Bürgerrinnen genutzt wird.
Daher wird die Stadt Isselburg die Kunden des Bürgerservice zukünftig ausdrücklich auf die Möglichkeit zur Online-Terminbuchung verweisen und dies auch im Rahmen der städtischen Website darstellen. Und wann geht es los? Start für die ersten online reservierten Termine ist der 24. Oktober. Ab diesem Tag werden online reservierte Termine bevorzugt berücksichtigt. Für diesen Starttermin und die Zeit danach können die Kunden ab dem 11.Oktober auf das Online-Buchungssystem zugreifen. Dieser Zugriff kann über die Internetseite der Stadt Isselburg www.isselburg.de über den Hinweis zu den Öffnungszeiten des Bürgerservice sehr einfach aufgerufen werden.